Những điều nên biết khi tổ chức sự kiện

Đã tổ chức sự kiện, không ai không có lần đối diện với việc xin giấy phép tổ chức sự kiện. Đây là một điều đáng chú ý.

Và cho dù bạn làm ở vị trí nào, từ lên kế hoạch cho đến thực thi. Thì bạn cũng phải nắm được những điều cần lưu ý khi xin giấy phép cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, không có trục trặc.

Những chú ý mà cần biết

Bạn cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép. Đừng đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Có nhiều phát sinh bạn sẽ không lường trước được. Chẳng hạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong giấy phép, phải xin thêm giấy phép con… Hay như chương trình biểu diễn thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất 30 ngày trước chương trình.

Hay những chương trình có tính chất lễ hội. Về công tác chuẩn bị rất lâu và cần thiết.

Nhất là những lần đầu tiên đi xin giấy phép. Việc chưa có kinh nghiệm sẽ làm mất thời gian của bạn nhiều hơn so với dự tính. Chẳng hạn như thời gian nhận hồ sơ của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch. Và của Cục Bản quyền tác giả là buổi sáng còn lại là thời gian trả hồ sơ.

Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép đó là:

– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng),
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
– Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
– Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc. Văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền,
– Bản ghi lời bài hát (lyric). Với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài.

Ví dụ: Chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn. Bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó.
– Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
– Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu. Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.
– Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không. Và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.

Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiếu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.

Hình ảnh một buổi khai mạc được diễn ra hết sức thành công.

Xem thêm https://roadstreet.vn/xu-ly-rui-ro-ve-khach-moi-su-kien/

Chúc các bạn thành công!