Quản lý khách mời tham gia sự kiện
Một sự kiện diễn ra không thể không có khách mời hoặc có quá đông chen lấn nhau gây ảnh hưởng. Để nó diễn ra một cách thuận lợi thì việc nắm bắt và kiểm soát được lượng khách mời vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi rất nhiều những kỹ năng của người quản lý. Nhằm tổ chức, đưa ra những kế hoạch và xử lý tình huống tốt. Để tốt hơn trong khâu tổ chức sự kiện bạn cần phải biết một số điều sau:
Xác định được khách tham gia sự kiện
Khi đứng lên tổ chức một sự kiện nào đó bạn cần phải nắm bắt rõ được số lượng khách mời tham gia. Sau đó phối hợp với bên khách hàng để làm việc quản lý khách mời tốt hơn. Hãy liên hệ lại với những khách mời để xác nhận lại chính xác số lượng những người tham gia. Từ đó nắm bắt được số khách tương đối chính xác. Nhưng đừng quên nhé, nên liên hệ với khách ít nhất 1 lần nữa để nhắc nhở họ đến tham dự buổi sự kiện.
Quản lý khách mời check in
Trước nơi diễn ra sự kiện luôn cần phải có khu vực check in cho khách tham dự. Khu vực này sẽ đặt khoảng 3 bàn, mỗi bàn có một nhiệm vụ khác nhau để phân tán lượng khách hàng. Nên có PG đứng trước để điều tiết lượng khách mời tham gia sự kiện, không ồ ạt. Những khách hàng VIP cần phải có bàn check in riêng vì đây là những người được quan tâm nhiều.
Đảm bảo an toàn khi tham gia sự kiện
Thường thì những sự kiện được diễn ra tại các địa điểm tổ chức hội nghị. Việc sắp xếp và quản lý cũng tương đối đơn giản. Tuy nhiên một số khách hàng lại muốn tổ chức trong một khuôn viên nhỏ như quán bar. Việc quản lý khách mời không hề dễ một chút nào. Một buổi giới thiệu sản phẩm hay tri ân khách hàng luôn khó khăn trong khu vực nhỏ như vậy. Nếu lượng khách đến quá đông thì cần phải bố trí thêm khu vực bảo vệ để đảm bảo an toàn. Và điều quan trọng là bạn cần phải thiết kế thêm 1 lối đi nhỏ để đi lại. Khách đến quá đông rất khó quản lý. Lối đi ra cửa ra vào hoặc thoát hiểm luôn phải đủ rộng để phòng trường hợp không ngờ tới.
Quản lý khách mời khi kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc là lúc khó khăn nhất. Bạn cần đảm bảo sao cho khách mời luôn ổn định trong giai đoạn này. Khi đó khách hàng sẽ ùa ra về nên rất dễ xảy ra chen lấn, xô đẩy. Trong điều kiện này những kẻ xấu sẽ rất dễ dàng hoạt động. Bạn cần phải có một lực lượng bảo vệ để giải quyết an ninh tốt. Phân làn khách mời và phân làn gửi xe là cách để hạn chế tốt lượng khách quá đông.
Để tổ chức một buổi sự kiện an toàn và ý nghĩa. Hãy liên hệ: 043.991.9229 – 093.331.9229. Chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn hoàn toàn miễn phí!
Xem thêm:
