Cách thức tổ chức lễ khai trương thành công
Lễ khai trương là một chương trình quan trọng của các doanh nghiệp. Nó đánh dấu bước khởi đầu mới. Theo phong tục của người dân Việt Nam. Tổ chức lễ khai trương càng diễn ra thuận lợi thì việc kinh doanh buôn bán càng suôn sẻ.
Buổi lễ khai trương thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Từ kế hoạch đến triển khai chương trình phải thật cẩn thận. Làm sao để thu hút và gia tăng tối đa khả năng tiếp cận sản phẩm đến với khách hàng.
Cách thức tổ chức khai trương thành công phải dựa trên những bước gì? Phải thực hiện như thế nào? Đó là câu hỏi được rất nhiều đơn vị đặt ra, bởi buổi lễ khai trương được diễn ra thành công sẽ đánh dấu thời điểm hoàn thành dự án.
Hơn thế nữa, lễ Khai trương còn phải đảm bảo:
- Truyền tải được thông điệp và hình ảnh tốt đẹp mà công ty muốn gửi tới khách mời, khách hàng.
- Tạo được không khí sôi nổi, hào hứng, sự phấn khởi cho tất cả những người tham dự.
- Phù hợp với văn hóa.
- Tối ưu chi phí.
Vì vậy, việc tổ chức đòi hỏi ngày càng phải có sự chuyên nghiệp và độc đáo hơn. Tất cả các công việc được tiến hành để thực hiện lễ khai trương phải được chuẩn bị kỹ càng, chu đáo.
Hiểu được điều đó, Roadstreet xin được gửi tới quý khách “Cách thức tổ chức lễ khai trương thành công” mong có thể giúp lễ Khai trương của quý khách thành công tốt đẹp:
Bước 1: Xác định rõ những đối tượng bạn đang cố gắng hướng đến
Doanh nghiệp không chỉ cần phải đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi lễ khai trương chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp béo bở đấy.
Bước 2: Quyết định xem sẽ tổ chức theo phong cách nào và dự trù ngân sách
Sau khi xác định rõ đối tượng, bạn hãy chọn phong cách Khai trương, khánh thành phù hợp nhất với cộng đồng doanh nghiệp của mình. Có rất nhiều cách thức tổ chức sự kiện khai trương: trải thảm đỏ, làm tiệc pizza, ceremony party,…
Nếu đã có sẵn cơ sở kinh doanh thì doanh nghiệp cũng có thể mời bạn bè, họ hàng, đối tác và quan trọng nhất là các cơ quan truyền thông tham gia sự kiện này như một buổi tiệc thân mật tại gia để tiết kiệm chi phí.
Bước 3: Lên timeline chi tiết.
Bạn phải dự trù ít nhất 2 – 3 tháng thời gian cho phép để hoàn tất mọi công đoạn in ấn thiệp mời, phân phát thư mời và chắc chắn số lượng người tham gia. Chỉ định ngay nhân viên nào đảm nhận công việc gì trước khi sự kiện diễn ra và lên deadline rõ ràng.
Lưu trữ hết những thông tin trong suốt quá trình làm việc, trao đổi giữa các bộ phận. Tạo các “checklist” để chắc chắn không ai có lý do quên công việc được chỉ định. Cuối cùng là lập cơ sở dữ liệu về thông tin người tham gia sự kiện.
Bước 4: Chọn đơn vị tổ chức phù hợp.
Bạn hãy tham khảo từ 2 -3 đơn vị tổ chức sự kiện trên địa bàn và chọn đơn vị phù hợp nhất với phong cách của công ty. Bí quyết để chọn những đơn vị tốt là hãy chọn những đơn vị có kinh nghiệm. Họ sẽ nhanh nhạy hơn với các xu hướng của xã hội, có đủ nền tảng, kinh nghiệm cũng như các mối quan hệ thân thuộc liên kết trong ngành để đáp ứng cho bất cứ hạng mục nào bạn cần thêm vào chương trình. Bạn hãy thống nhất các hạng mục (MC, múa lân, ca sĩ,..), duyệt thiết kế các sản phẩm truyền thông (backdrop, standee,…) và các trang thiết bị cần thiết (pháo, âm thanh, ánh sáng,…) ngay từ bước này nhé.
Bước 5: Quảng bá trước sự kiện.
Sau khi đã có kế hoạch và tìm được đơn vị tổ chức phù hợp, bạn hãy cùng với đơn vị tổ chức của mình in ấn, gửi thiệp mời và quảng bá cho lễ Khai trương, Khánh thành bằng cả hình thức online và offline:
- Đặt bảng hiệu và poster.
- Phát tờ rơi, brochure, booklet.
- Đưa sản phẩm dùng thử
- Quảng cáo trên các website, Fanpage, đặt bàn hỗ trợ khách hàng tại các hội chợ, sự kiện cộng đồng.
Bước 6: Quảng bá cho doanh nghiệp trong buổi lễ.
Hãy thể hiện màu sắc doanh nghiệp trong lúc “tea-break” hay “party” để tăng độ nhận biết của khách mời đối với thương hiệu.
Sẽ không có gì là quá đáng khi bạn lợi dụng 1 chút thời gian để dẫn khách mời tham gia xung quanh trụ sở kinh doanh mới và phát tặng mỗi người mẫu sản phẩm dùng thử, sau đó hãy hỏi họ cảm nhận gì về nó sau khi nhìn, chạm, dùng và cảm nhận. Vì đây không chỉ là một bữa tiệc gặp mặt đơn thuần, mà đây là “gia vị” cho chiến lược marketing, vậy nên hãy thu hút sự chú ý của công chúng một cách nghệ thuật.
Bước 7: Truyền thông sau sự kiện.
Đây là một bước quan trọng để đảm bảo hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác nhưng thường xuyên bị các doanh nghiệp bỏ quên. Bạn hãy nhớ gửi thông cáo báo chí (nếu có), và email cảm ơn những đối tác, khách mời đã đến tham dự sự kiện, và đừng quên xin thêm ý kiến đóng góp của đối tác, khách hàng cho sự kiện nhé!
Để có một buổi lễ khai trương thật sự thành công và ý nghĩa. Hãy liên hệ: 043.991.9229 – 093.331.9229. Roadstreet sẽ tư vấn và giúp bạn hoàn toàn miễn phí.
