Những điều cần biết khi lập kế hoạch sự kiện
Trước khi tổ chức một sự kiện nào đó, điều quan trọng đầu tiên là cần phải có một bản kế hoạch đầy đủ. Một phần để không bị nhầm lẫn rối loạn khi tổ chức, một phần nữa để cho nhà cung cấp biết rõ thông tin về sự kiện mà bạn tổ chức.
Có những điều rất đơn giản và quan trọng nhưng đôi khi lại quên mất nó đó chính là ngày tháng và địa điểm tổ chức sự kiện. Nó giúp đỡ nhân sự và các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm kỹ lưỡng và chính xác. Ngoài ra còn một số đề nghị quan trọng bạn cần chú ý để mọi việc trong sự kiện được thuận lợi, ngân sách không bị vượt quá.
1. Hồ sơ công ty
Cho dù công ty của bạn có lớn hay nhỏ thì cũng cần có một bản hồ sơ rõ ràng. Nó mang đến cho khách hàng một sự tin tưởng nhất định. Từ đó nhà cung cấp có thể nêu ra được những ý tưởng rõ ràng, đánh giá công việc và khả năng của bạn. Điều này cho nhà cung cấp một cái nhìn sâu sắc giúp họ dự đoán được các biện pháp để phù hợp với công ty của bạn.
2. Thông tin chi tiết sự kiện
Hãy lập ra một bản kế hoạch thật chi tiết. Đừng nghĩ rằng nó là thừa thãi vì không những nó giúp chúng ta xuyên suốt chương trình và còn giúp nhà cung cấp hiểu rõ hơn. Từ đó tin tưởng bạn hơn và cung cấp giúp đỡ bạn một cách tốt nhất!
Hãy ngồi lại , đọc thật kỹ bản tóm tắt sự kiện của mình như một nhà cung cấp. Bạn sẽ nhìn nhận được ra những gì còn thiết sót và bổ sung. Thể hiện rõ được nội dung bạn muốn truyền đạt. Các nhà cung cấp sẽ chẳng ai thấy khó chịu khi phải đọc một bản tóm tắt hơi nhiều chi tiết một chút.
3. Ngân sách
Hãy lập ra một bản ngân sách thật rõ ràng cho bản kế hoạch sự kiện của bạn. Nói lên những kỳ vọng của chính bạn xung quanh nó. Đừng mơ hồ bởi vì nó sẽ không theo được dự kiến của bạn. Các nhà cung cấp cũng không thể tìm được biện pháp để tối ưu sự thiệt hại cho sự kiện. Xem những gì họ có thể làm trong ngân sách của bạn và sau đó đưa ra quyết định nếu bạn muốn các phiên bản cao hơn. Vừa thuận lợi cho bạn, vừa thuận lợi cho nhà cung cấp.
4. Thời gian tổ chức sự kiện
Thời gian cũng là một điều rất quan trọng trong bản kế hoạch sự kiện. Nó giúp sự kiện của bạn diễn ra tốt đẹp. Có rất nhiều những việc ngoài ý muốn xảy ra. Như các nhà cung cấp có thể đặt những câu hỏi và trả lời quá lâu. Hay những việc xảy ra ngoài ý muốn của bạn. Hãy sắp xếp thời gian cho hợp lý để các nhà cung cấp biết được và đảm bảo rằng những việc khác vẫn được hoạt động.
Để viết một bản tóm tắt kế hoạch sự kiện có thể rất đơn giản và nhàm chán. Nhưng từ đó ta có thể nhìn nhận được những thiếu sót khi tổ chức. Bạn sẽ nhìn thấy sự kinh ngạc về chất lượng và tầm quan trọng của nó đấy.
Chúc các bạn thành công!
