5 lời khuyên của chuyên gia tổ chức sự kiện
Chắc hẳn việc tổ chức sự kiện thật khó khăn đối với người mới bắt đầu. Có quá nhiều những rắc rối mà họ không giải quyết được. Sau đây là 5 lời khuyên chuyên gia tổ chức sự kiện. Hãy đọc kỹ nó để có một sự kiện hoàn hảo nhất nhé.
1, Đừng nên đặt chỗ trước khi xem địa điểm
Với đặc thù của các công ty tổ chức sự kiện đó là họ nhận hợp đồng quá xa. Có thể cách xa hàng 100 km hoặc có thể xa hơn. Vì thời gian và điều kiện đi lại khó khăn nên công ty không đến xem địa điểm tổ chức. Đây thực sự là một lỗi lớn và sai lầm nghiêm trọng nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện. Đây là một việc rất đáng chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng. Và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
2, Ký hợp đồng khi điều khoản không rõ ràng
Việc kí hết hợp đồng với các điều khoản chặt chẽ và hợp lý là vô cùng quan trọng. Một nhân viên của công ty tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện. Vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trước khi sự kiện diễn ra.
Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận”…
3, Lên kế hoạch thất bại
Việc lên kế hoạch và thất bại thì đó thực sự là một sự kiện vô cùng thảm họa. Trong mỗi sự kiện có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn đề đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi người về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.
4, Để người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn
Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển nhưng phải chắc chắn rằng mọi chuyện diễn ra vẫn tốt đẹp.
5, Cố gắng tiết kiệm thật nhiều tiền
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn. Hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết định hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại
Đây là 5 lời khuyên của các chuyên gia tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn có một sự kiện thành công. Hãy liên hệ: 043.991.9229 – 093.331.9229. Roadstreet sẽ tư vấn và giúp bạn.
Xem thêm:
- Để tổ chức lễ khai trương thành công.
- 7 điều giúp giảm chi phí tổ chức sự kiện.
- Ứng dụng của roadshow đối với hoạt động kinh doanh.
