Những thủ tục về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện
Chắc hẳn ai trong nghề đều biết, khi tổ chức event hay sự kiện, bạn sẽ cần xin giấy phép tổ chức sự kiện tại các Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và đôi khi của cả Cục Bản quyền tác giả. Nếu không biết cách thì những thủ tục hành chính này sẽ làm tốn rất nhiều thời và công sức của bạn. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra một số lưu ý về việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.
Những giấy tờ cần thiết khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Để có được giấy phép tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Đơn xin cấp phép tổ chức event đứng tên đơn vị xin phép.
– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
– Kịch bản nội dung sự kiện.
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Sau khi hoàn tất các giấy tờ trên, bạn cần kiểm tra lại dấu giáp lai trên tất cả. Đặc biệt, ở mục nơi nhận, cần ghi rõ là có nộp lưu chiểu.
Hạn nộp hồ sơ
Thời hạn hoàn tất và nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện là điều tối quan trọng. Sở văn hóa, thể thao, du lịch và Cục Bản quyền tác giả chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng. Các buổi còn lại là thời gian trả hồ sơ.
Ngoài ra, bạn nên chú ý nộp hồ sơ sớm nhất có thể để tránh những trường hợp phát sinh. Như phải xin thêm một số giấy phép phụ hoặc hồ sơ sai sót cần chỉnh sửa,…
Khi tính toán thời hạn nhận giấy phép, bạn cũng nên xem xét và loại trừ các ngày lễ, thứ 7, chủ nhật. Nếu bạn ở Hà Nội thì việc xin giấy phép có thể muộn hơn một chút. Vì đây là địa điểm có nhiều vấn đề nhạy cảm.
Nếu chương trình có sự góp mặt biểu diễn của các nghệ sĩ nước ngoài. Bạn cần nộp hộ chiếu của nghệ sĩ đó kèm theo hồ sơ xin cấp phép.
Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ, ca nhạc. Bạn cần có giấy xác nhận tác quyền và bản ghi lời bài hát.
Nếu chương trình là một giải đấu, bạn cần xin thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu. Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.
Nếu chương trình có tổ chức khuyến mãi hay rút thăm may mắn, bạn cần xin giấy phép của Sở công thương.
Nếu sự kiện có bán vé, nộp kèm maket bán vé theo hồ sơ.
Đối với các event được tổ chức tại địa phương
Có một số sự kiện được tổ chức trên quy mô nhiều tỉnh. Lúc này bạn cần xin cấp phép tại một tỉnh, sau đó trình Giấy phép đã xin ở tỉnh đó tại địa phương tổ chức sự kiện. Thời hạn nộp hồ sơ ở các địa phương cũng khá quan trọng. Nếu bạn muốn tổ chức các event như Gala hay Festival mang màu sắc của địa phương. Những giấy tờ bạn cần trình sẽ gồm cả công văn của UBND Tỉnh.
Xin cấp giấy phép sự kiện
Mỗi địa phương sẽ có những quy định riêng. Bạn cần làm việc với cơ quan chức năng của địa phương đó để nắm rõ hơn những thủ tục cần làm.
Cẩn thận với bên thứ 3
Khi đi xin giấy phép tổ chức sự kiện, bạn sẽ nhận được những lời hứa về việc xin giấy phép và bảo lãnh chương trình. Nhiều bạn tin vào điều đó và thực hiện chương trình trong khi chưa cầm giấy phép trong tay. Một ví dụ điển hình: có nhiều sự kiện có trị giá tiền tỷ buộc phải hủy bỏ vào phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức event đã tổ chức ở những địa điểm nhạy cảm về mặt chính trị mà không có giấy phép của các cấp chính quyền.
Xin hỗ trợ vấn đề an ninh
Sự kiện là nơi tập trung đông người, vì vậy vấn đề an ninh rất cần được chú trọng. Bạn nên nhờ tới sự hỗ trợ của địa phương bằng cách gửi công văn thông báo cho các cấp xã phường sở tại.
Nhìn chung, những thủ tục giấy tờ hành chính luôn làm bạn đau đầu khi muốn tổ chức sự kiện. Hy vọng những lưu ý kể trên có thể giúp bạn ít nhiều trong việc xin cấp phép tổ chức event.
Việc tổ chức một buổi sự kiện thật phức tạp. Vì vậy việc thuê một đơn vị tổ chức sự kiện là thật sự cần thiết. Roadstreet chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đảm bảo rằng khách hàng sẽ thật sự hài lòng về chất lượng dịch vụ của công ty.
