Những yếu tố để tổ chức sự kiện thành công
Để tổ chức một sự kiện thành công cần rất nhiều yếu tố. Nếu như chúng ta không thực hiện tốt có thể sẽ phải hủy bỏ cả buổi sự kiện. Chính nó đã khiến cho nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện phải đau đầu. Vậy những yếu tố để tổ chức sự kiện thành công là gì?
1, Chuẩn bị thật kỹ những vật dụng cần thiết
Để tổ chức sự kiện thành công bạn cần kiểm soát tốt mọi thứ trong hội nghị. Từ khâu tổ chức, thi công set up đến kịch bản hội nghị. Hãy hình dung toàn bộ sự việc như một đoạn phim trong đầu. Nên liệt kê tất cả các hạng mục. Phải có: giấy tờ, bút viết, flip chart, micro dự phòng. Hay dây nối từ các thiết bị như màn chiếu, laptop v.v……
Không chỉ bạn mà nhiều người trong nhóm cần xem và duyệt qua danh sách này. Để đảm bảo mọi công đoạn tổ chức hội nghị khách hàng đều được thông suốt.
2, Tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp
Khi tổ chức một buổi sự kiện. Có rất nhiều địa điểm bạn có thể chọn. Tuy nhiên hãy lựa chọn nó cho phù hợp với nội dung buổi sự kiện nhất. Nếu là một buổi sự kiện khai trương hay vui vẻ bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời. Vừa thông thoáng, đầy đủ ánh sáng lại đặc biệt. Nếu buổi sự kiện của bạn mang tính chất trang trọng và lịch sự. Bạn nên lựa chọn những khách sạn, phòng hội nghị để tổ chức. Vừa dễ quản lý khách mời lại tạo nên một không gian chuyên nghiệp và lịch sự.
Ngoài ra bạn có thể thuê những trung tâm tổ chức hội nghị như Roadstreet. Bạn sẽ không phải lo lắng về vị trí cũng như âm thanh, ánh sáng. Bởi vì Roadstreet sẽ cung cấp và tư vấn cho bạn chi tiết nhất!
3, Sự kiện thành công nhờ truyền thông
Đây là vấn đề đau đầu nhất của các nhà tổ chức sự kiện. Bạn cần phải biết thời điểm truyền thông, cách thức truyền thông và kênh truyền thông hiệu quả.
Về thời điểm truyền thông cho hội nghị khách hàng. Phù hợp nhất là 3 tuần đến một tháng trước khi diễn ra hội nghị. Nếu trễ hơn, việc kiểm soát lượng khách sẽ khó khăn. Dẫn đến nhiều bất cập về ngân sách hoặc sơ sót trong chuẩn bị. Nếu sớm hơn cũng không hẳn đã tốt. Vì có thể khách hàng cảm thấy thời gian còn quá xa nên chưa đăng ký. Sau đó có thể quên không đăng ký nữa.
Về cách thức truyền thông, tùy vào đối tượng khách mời. Nếu khách hàng của bạn là các đối tượng như chủ doanh nghiệp hay quản lý cấp cao. Bạn nên phối hợp gửi email, thư mời và cả gọi điện trực tiếp mời tham dự.
Một số kênh truyền thông hội nghị khách hàng hiệu quả. Đó là mass mailling, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội. Hay các trang web chuyên đăng về hội nghị – hội thảo.
Nếu như bạn muốn tổ chức buổi sự kiện thành công. Hãy liên hệ: 043.991.9229 – 093.331.9229. Roadstreet sẽ tư vấn và giúp bạn hoàn toàn miễn phí.
Xem thêm:
- Roadshow quảng bá thương hiệu đặc sắc của Hoàng Hà Mobile.
- 7 điều giúp giảm chi phí tổ chức sự kiện.
- Có nên sử dụng dù che sự kiện.
