7 điều giúp giảm thiểu chi phí tổ chức sự kiện

Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo nói chung là một trong những tiêu chí hàng đầu được nói đến. Đặc biệt trong thời buổi ngày nay. Các khách hàng cắt giảm chi phí tối đa trong việc marketing và bắt chúng ta phải tiếp cận được nhiều người. Yêu cầu nghịch lý “chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa” lại là một thử thách để đi đến kí kết hợp đồng. Như vậy ngoài yếu tố chuyên nghiệp, thì các doanh nghiệp quảng cáo phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả. Trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí. Từ đó cung cấp cho khách hàng những gói sản phẩm, dịch vụ hiệu quả nhất.

1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Biết khách hàng cần gì muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho event. Cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết. Nó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán từ đó chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.

Rõ ràng một kết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt. Những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng. Mà phải sử dụng với chi phí phát sinh cao làm chi phí tổ chức sự kiện tăng.

2. Kiểm soát hệ thống nhà thầu

Hầu hết các công ty event chỉ tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí lưu kho,khấu hao. Tuy vậy khi thực hiện dự án lớn, họ cần phải thuê lại các đơn vị khác – gọi là nhà thầu phụ.

Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược với nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt và giảm thiểu rui ro.

3. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng. Họ phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện event họ đang phụ trách. Từ đó có trách nhiệm kiểm soát,  không để thất thoát và lãng phí. Giảm thiểu chi phí tổ chức sự kiện.

4. Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây thực sự là yếu tố quan trọng. Một quy trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều.

Tiến độ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Event đúng tiến độ các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event đảm bảo.

5. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event

Bản chất của sự kiện là quảng cáo, là công cụ để khách hàng thoả mãn. Mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng.

Nếu một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc. Chi phí tổ chức sẽ chia đều tăng hiệu quả công việc.

6. Tận dụng lao động thời vụ – cộng tác viên, thực tập viên

Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí. Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng. Liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp.

7. Lựa chọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Một chuyên gia event, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm. Họ cần đặt vị trí vào khách hàng họ cần hiểu khách hàng và biết cách chia sẻ với khách hàng. Phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng. Và đặc biệt họ có trách nhiệm với chính công ty mà họ làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa. Từ đó giảm chi phí tổ chức sự kiện.